To do list: una soluzione pagata 100.000 dollari

Come organizzare una lista delle cose da fare per raggiungere diversi obiettivi nell’arco della giornata

Alla fine del secolo scorso Charles Schwab era l’uomo più ricco del pianeta. Un giorno un giovane gli si avvicinò chiedendogli: “Mr. Schwab, ho un’idea che credo la aiuterà a risparmiare diverse ore ogni giorno. E’ così geniale che intendo svelarla proprio a lei. Le chiedo di metterla in pratica solo per un mese e poi pagarmi quanto crede sia il suo valore”.

Mr. Schwab accettò la sua proposta e un mese dopo diede al giovane 100.000 $ (parliamo di inizi del 1900, quindi una cifra veramente enorme per l’epoca!).

Vuoi sapere quale geniale idea rivelò il ragazzo al grande magnate dell’acciaio?

E’ semplice ma molto efficace (e redditizia):

A fine giornata, scrivete le cinque cose più importanti da fare per il giorno dopo

“Sicuramente un bel sistema, ma ho così tante cose da fare che 5 al giorno a me non basterebbero proprio”; sei stai pensando questo, ti confesso che anch’io pensai la stessa cosa quando lessi di questa storia. Ormai da anni usavo un programma online abbastanza complesso per gestire le mie liste di cose da fare e mi sembrava impossibile poter passare ad un foglio di carta con una “to do list” di soli 5 punti.

Ma poi mi chiesi: se ha funzionato per un capitano di impresa, possibile che non funzioni per me? E così decisi di mettere da parte i miei pregiudizi e provare perché, in fondo, se da un lato il sistema che avevo mi faceva sentire al sicuro, dall’altro mi costava diversa fatica e tempo farlo funzionare.

Com’è andata a finire? Che ormai sono anni che gestisco la mia giornata su un foglio di carta del mio diario.

Perché questa lista di cose da fare è così efficace?

•  Ti permette di focalizzarti sulle cose importanti. Se hai mai tenuto una lista di tutte le cose che devi o che vorrai fare, sai bene che essa può tranquillamente contenere diverse centinaia di voci. Questo sistema ti dice di scegliere le 5 COSE PIù IMPORTANTI da fare ogni giorno. Non le cinque più facili o le cinque che preferisci fare, bensì le cinque cose che sai di dover fare o perché sono urgenti o perché sono quelle che più ti spingono nella direzione dei tuoi obiettivi.

•  Ti fa svegliare con una vera carica di motivazione. Un segreto delle persone di successo, è quello di svegliarsi con la voglia di iniziare la giornata. E da cosa deriva questa “voglia”? Dal fatto di sapere che la giornata che stai per vivere, proprio perché organizzata con criterio, ti avvicinerà di più ai tuoi obiettivi/desideri.

•  Non è difficile da usare ma da grandi risultati. Come ti dicevo, per anni ho avuto un sistema informatico abbastanza complicato per la gestione delle mie liste di cose da fare; se da un lato questo sistema mi dava appunto sicurezza, dall’altro ti assicuro che era un vero e proprio lavoro tenerlo in funzione. Il passaggio ad una lista fatta su carta, di soli 5 punti, mi ha permesso di risparmiare un sacco di tempo ogni giorno e in più non mi ci è voluto tempo a studiare il manuale di istruzioni, come nel caso del programma di gestione delle liste che usavo. Ah, a te basterà leggere fino in fondo questo post per imparare il sistema della lista in 5 punti

•  Ci aiuta a non farci distrarre da ciò che ci circonda. Siamo quasi tutti praticamente “vittime” di continue richieste, siano esse di attenzione che materiali. Avere ben chiaro in testa che a fine giornata, per sentirci soddisfatti, dobbiamo aver completato la nostra lista di cose da fare ci renderà meno sensibili alle distrazioni e aumenterà di molto la nostra efficacia personale.

Semplifica: una stessa to do list per la vita e per il lavoro. Anche qui, in barba a quei complicati sistemi che ci aiutano a gestire la nostra produttività personale e che ci suggeriscono spesso di gestire in maniera separata la vita lavorativa e quella privata, il metodo delle 5 cose importanti da fare non fa distinzione. Se una cosa è importante da fare, che sia di lavoro o personale, andrà nella lista della giornata senza particolari divisioni. Ecco un altro caso di semplificazione che aumenta l’efficacia.

Come fare la to do list in 5 punti praticamente?

Nel mio caso, come puoi vedere qui sotto in foto, io utilizzo un diario.

 Diario - To do list più riflessioni

Ogni giorno, inizio una nuova facciata scrivendo in alto a destra la data, mentre a sinistra faccio l’elenco delle 3 / 5 cose da fare in quel giorno.

Al di sotto della lista lascio poi qualche riga vuota, per eventuali “cose da fare” che dovesserò nascere durante la giornata, e poi il resto dello spazio lo uso per annotare (riflessioni, idee, progetti, ricette, ecc…).

Se tu non usi un diario, perché magari lo trovi ingombrante, potresti decidere di usare dei fogli volanti per ogni giornata e poi gettarli o archiviarli, così da avere uno storico di ciò che hai fatto. Se invece sei un utente Hi-Tech, allora potrai usare un foglio di blocco note del tuo cellulare senza, mi raccomando, andare a usare complicati software di to do list.

Una cosa importante da ricordare: può capitare che non riusciamo a fare tutte le cose che ci siamo ripromessi di fare; nessun male, le voci avanzate saranno le prime voci inserite nella lista di domani 😉

Cosa manca per far sì che questo sistema sia veramente efficace? L’azione, il Fare! Ecco ricordati che, senza azione e cioè senza portare a termine gli obiettivi che ti dai questo sistema di to do list, come qualsiasi altro, perde efficacia o meglio “non ha alcun valore”.

Adesso, se vuoi, puoi passare subito all’azione e iniziare a mettere alla prova questo sistema. Vedrai che i risultati ti stupiranno.

Se ti va, lasciami un commento per farmi sapere cosa ne pensi o per condividere con gli altri la tua esperienza in materia di “liste di cose da fare”.

Foto Zenio.it

8 risposte a “To do list: una soluzione pagata 100.000 dollari”

    1. Pina, sei la prima ad usare il termine “Zeniale” al di fuori di me 🙂 Un Grazie infinite per avermi fatto provare questa Bella sensazione!

      Tra l’altro, suggerisco a tutti di dare un’occhiata approfondita al Blog di Pina Allegretti ricco di soluzioni e spunti per migliorare la gestione del nostro tempo.

  1. Come promesso…la mia esperianza con la To Do List.

    Ho iniziato a fare delle vere e proprie To Do List quando ho iniziato a lavorare. Prima segnavo sull’agenda solo appuntamenti, lezioni ed eventi particolari.
    Ho sempre quindi abbinato la To Do List SOLO ed ESCLUSIVAMENTE al lavoro, finora..perchè non avevo avuto un’idea così Zeniale da farne una unica per tutto!!!

    Ho iniziato da poco a farla quotidianamente (è la prima NUONA ABITUDINE che sto inserendo..partiamo da cose semplici, giusto?!) e già trovo la grande comodità!
    Ora mi sono attrezzata: un quadernetto apposta, tutto colorato e con le mucche (che colleziono…quindi mi piace un sacco!!) e lì inserirò la mia To Do List quotidiana e ogni volta che coloro un pallino (= ho terminato quell’attività) nasce in me una grande soddisfazione e anche nelle giornate no, non mi sento affatto un’ inconcludentebuonaanulla…no! no! Sono “costretta” a rendermi conto che ho fatto e faccio delle cose e con soddisfazione!!
    E’ una sensazione che consiglio a tutti!!

    Alla prossima!!
    Flavia

    PS: dici del blog di Pina Allegretti…….link, please? sai che sono una “ficcapuciu”!!

    1. Dire che l’elezione di Flavia a “Zeniale Amica del Blog” è doverosa! Grazie di Cuore per condividere con noi le tue esperienze e ciò che hai imparato!

      In ciò che hai scritto ci sono tanti aspetti interessanti che voglio sottolineare:

      1) Hai scelto un quadernino con le mucche perché gli piacciono (= Gratificazione all’idea di usare il quaderno!)
      2) Segni con un pallino colorato le attività completate (= Gratificazione perché prendono coscienza che ho appena portato a termine un obiettivo!)
      3) Usi termini divertenti anche per descrivere “cose che non vanno” es. “inconcludentebuonaanulla” (= Grande capacità di saper mettere in positivo situazioni oggettivamente non piacevoli!)

      Complimenti Flavia, continua ad ispirarci con i tuoi progressi, le tue scoperte e perché no, anche con i tuoi errori 😉

      P.S. Grazie per avermi ricordato di inserire il link verso il blog della Grande Pina Allegretti:
      http://iltempononhaprezzo.it/

    1. Grazie Alessandro,

      se ti va, dopo averla messa in pratica, scrivici per farci sapere che risultati hai ottenuto!

      Grazie e buona fortuna

      1. Buongiorno Christian! Ho utilizzato questo metodo per diverso tempo e devo dire che è molto utile, ma ho trovato un piccolo inconveniente: a volte mi capita che dopo aver stilato la lista delle cose da fare la sera prima, mi accorga il giorno dopo che in realtà vi sarebbero state alcune altre cose da fare, forse più importanti, e questo inevitabilmente mi scombussola i programmi. Come fare in queste situazioni? Ovvero quando si presentano degli imprevisti? Mi consigli di attenermi alla lista originaria oppure di effettuare delle modifiche, anche se questo potrebbe voler dire saltare alcune cose?

        1. Ciao Alessandro,

          e grazie per essere venuto su Zenio a portare la tua esperienza con la tecnica che ho proposto.

          Allora, il consiglio è, per quanto ti è possibile, di attenerti alla lista che hai scritto il giorno prima; naturalmente, se gli “imprevisti” richiedono la tua immediata presenza, allora sarai costretto a modificare i tuoi piani… ma si deve trattare di veri e propri imprevisti, “di cose che non puoi rimandare” per intenderci.

          Un consiglio che mi ripeto spesso è “No la perfezione, ma una sana costanza”… quindi cerca di rispettare nell’80% dei casi la tua lista! Il restante 20% può succedere che “salti”… la Vita è imprevedibile 🙂

          Un caro saluto!

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