4 passi per gestire le mail in maniera Zeniale

Il mio sistema di gestione mail: grazie a lui, ormai da anni, uso la posta elettronica in maniera professionale, senza stress e con un’alta produttività. Scopriamolo insieme…

Messaggi da amici, buoni sconto, comunicazioni da parte di colleghi, lettere d’amore… attraverso le mail riceviamo ormai di tutto e di conseguenza sono diventate una parte fondamentale del nostro stile di vita quotidiano

C’è un “però”: il fatto che siano veloci da creare e soprattutto a costo zero, ha portato quasi tutti noi a farne un uso smodato. E così, ecco riempirsi le nostre caselle di posta con 10/20 messaggi (per alcuni, come il sottoscritto, anche 100 messaggi) al giorno.

Come fare per gestire al meglio la posta elettronica?

Avendo a che fare con molte mail al giorno, per anni mi sono dedicato a cercare la soluzione più efficace alla gestione di questo flusso crescente di messaggi. Devo dire che ho provato di tutto, dal metodo super minimale a quello che prevede l’uso di software in grado di auto-programmarsi in base alle tue esigenze…

Inutile dirlo, il risultato non fu quello che speravo…

Alla fine, dopo diverse prove e anche tanti errori, ho trovato un metodo tutto mio (diciamo Zeniale 🙂 ) che oggi mi permettere di godere al massimo dei benefici delle mail senza farmi sopraffare dalla loro quantità.

Adesso condividerò con te il mio “Manuale di gestione mail”; come mi piace spesso dire, “prendi quello che ti serve e lascia il resto”.

I 4 passi per la gestione delle mail

1. “Apri il programma solo al momento giusto”. Per anni ho tenuto il programma di gestione mail sempre aperto, così da sentire un suono all’arrivo di ogni nuova comunicazione.

Quando le mail sono iniziate ad aumentare, sembravo una pallina da flipper che continuamente “sbatteva” tra il programma di mail e la schermata dove lavoravo .

Questo pratica non fa altro che interrompere continuamente la nostra attenzione e renderci inefficaci.

Oggi, apro il programma di posta 3/4 volte al giorno e non dedico più di 1 ora e mezza alla gestione delle mail. Se tieni conto che lavoro sul web e ricevo mediamente più di 50 messaggi di posta al giorno, capirai come il metodo che sto per mostrarti potrebbe aiutare anche te a risparmiare parecchio tempo.

2. Il primo passo si chiama “Cestino”. Quando apri il programma di posta, ti consiglio di impostarlo in modo da visualizzare solo il mittente e l’oggetto del messaggio (per capirci, non impostare la funzione “anteprima”).

Nella maggior parte dei casi, non ti servirà altro per capire se una mail può essere buttata o meno.

Nel dubbio, passa alla prossima mail; tornerai a valutare questa e le altre mail eventualmente scartate nella fase di “processazione”, in cui avrai sott’occhio l’intero testo della mail per poter decidere cosa fare.

Ci tengo a sottolinearlo: la capacità di sapersi sbarazzare di tutto ciò che è superfluo deve essere allenata con costanza; meno cose hai, più sarà facile e veloce evadere le mail e ritrovare quelle di cui avrai bisogno.

3. “Archivia” subito ciò che puoi. Usando lo stesso criterio che abbiamo visto prima per “cestinare”, decidi guardando solo il “mittente” e “l’oggetto”, quali mail possono essere archiviate senza un’ulteriore lavorazione (cioè che non richiedono nessuna azione da parte tua).

Alcuni esempi di queste mail: i biglietti del cinema che hai acquistato, una ricetta, una newsletter, l’estratto conto della banca, ecc.

Ma come archiviare? Su questo punto ho lavorato a lungo, facendo molte prove e, come ti dicevo, tanti errori… Ad oggi posso dire che, il sistema a tre cartelle che sto per mostrarti, è l’unico ad aver risolto tutti i miei problemi: mi permette di ritrovare tutto ciò di cui ho bisogno e soprattutto è veloce da usare .

Le tre macro-cartelle di archiviazione:

  1. Progetti: cosa intendo col termine “progetto”? Una qualunque attività che richiederà di archiviare più di 5 mail. Il consiglio è quello di creare una sottocartella di “Progetti” e di nominarla col con il nome del progetto stesso. E se un’attività richiede meno di 5 mail? In questo caso, evito di creare un progetto e archivio quelle poche mail nella cartella “Follow Up”;
  2. Follow Up: qui inserirai tutte quelle mail che vuoi tenere a portata di mano perché ti serviranno a breve. L’esempio può essere quello dei biglietti del cinema acquistati online o una mail di una ricetta che vuoi preparare la sera stessa.
  3. Archivio: qui sposterai le cartelle dei progetti, una volta che saranno terminati, e archivierai tutte le mail che non appartengono a nessun progetto ma di cui vuoi tenere traccia.

4. “Processa” tutto il resto. Ora, se hai svolto bene i punti precedenti, dovresti trovarti con molte meno mail da gestire e questa situazione dovrebbe darti più serenità nell’affrontare la fase di “processazione” vera e propria.

Le mail che sono rimaste nella tua in-box, se hai fatto bene il lavoro, dovrebbero tutte prevedere una tua azione: una risposta, stampare e archiviare o una valutazione più approfondita per decidere cosa farne.

Come procedere? Ho dovuto sbattere parecchie volte il naso prima di trovare una risposta a questa domanda, perché di tecniche relative a questa fase ne ho scoperte tantissime: usare un timer, scrivere non più di 200 parole, installare software di auto-compilazione testo, ecc…

Come spesso accade però, la “chiave” per rispondere stava nella capacità di: semplificare!

Ecco quindi come processare ogni mail:

  1. Aprila, in maniera da visualizzarla per intero
  2. Decidi cosa fare (rispondere, archiviare o cestinare) e fallo immediatamente; nel caso tu abbia “risposto”, archivia subito la mail
  3. Passa alla successiva e ricomincia il processo dal punto 1 di questa lista
  4. Avanti così, finchè la tua casella di posta non sarà vuota

Questo è il mio sistema di gestione mail; grazie a lui, ormai da anni, gestisco la posta elettronica in maniera professionale, senza stress e con un’alta produttività.

Cosa ne pensi, potrebbe diventare anche il tuo sistema di gestione delle mail? Hai suggerimenti? Mi piacerebbe “sapere la tua” qua sotto nei commenti. Se poi l’articolo ti è piaciuto, puoi farmi un regalo “condividendolo” sui social network e contribuendo così anche tu a far conoscere Zenio nel Mondo del Web

Ti auguro una splendida giornata,
Christian

Foto di: Micky

3 risposte a “4 passi per gestire le mail in maniera Zeniale”

  1. Suppongo che ognuno si organizzi secondo le proprie abitudini. In linea di principio in questi ultimi anni si avverte un utilizzo smodato della posta elettronica in luogo del dialogo.

    1. Ciao Alessandro e grazie per il tuo commento!

      Condivido con te che il mezzo “web” ha sostituito in maniera innaturale le sane conversazioni dirette con parenti/amici/colleghi. Serve forza di volontà per rieducarci in tal senso, imparando ad usare questo mezzo, straordinario, a nostro vantaggio e con più moderazione.

      Per quanto riguarda poi il fatto che “ognuno si organizza secondo le proprie abitudini” in fatto di gestione delle mail, anche qui ti do ragione, ma con una riserva: come sappiamo, molte delle abitudini che abbiamo non nascono da una scelta consapevole o ponderata.

      Parlo di abitudini come: fumare, mangiare troppo, arrabbiarsi, ecc… Queste non sono funzionali e penso che nessuno, ragionandoci, le sceglierebbe da inserire nel proprio stile di Vita. Eppure, quante persone ne sono “afflitte”?

      La domanda quindi è: l’abitudine che abbiamo nel gestire le mail è Zeniale? Tradotto: l’abbiamo scelta con accuratezza o e nata così “per caso”? Se la risposta è “l’ho scelta”, allora tu hai sicuramente ragione e la persona potrà portare avanti col suo modo di fare! Ma se la risposta è un “a caso”, allora bisognerà modificare questa abitudine e per far ciò servirà avere nuovi schemi dai quali prendere spunto. Ecco il motivo per cui ho scritto questo post: per condividere la mia esperienza e permettere, a chi ne sente il bisogno, di prendere spunto per modificare il proprio modo di gestire le mail.

  2. Ciao Christian,avevo letto Zen to Done e ho incominciato a dividere la posta in cartelle per argomenti e appena vedevo pubblicità mi toglievo dalle newsletter,anche se a volte arrivano ancora. Leggendo questo articolo penso che sistema potrebbe fare per me.Per argomenti diventano troppe cartelle.
    Ormai sto diventando zeniale,quindi viva la semplicità

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